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viernes, 6 de diciembre de 2019

Proceso de auditoría de las operaciones y las comunicaciones digitales en tlmark

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Marco Legal

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES. OCTUBRE 2013

1. Principios generales y postulados

La empresa TELEMARK SPAIN SUCURSAL COLOMBIA ZONA FRANCA PERMANENTE ESPECIAL, identificada con el Nit 900.260.749-7, en adelante “LA EMPRESA”, garantiza la protección de derechos fundamentales como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, y la imagen de las personas. Con tal propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.

Quien en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo las financieras, comerciales y laborales, sean estas permanentes u ocasionales pueda suministrar cualquier tipo de información o dato personal, TELEMARK SPAIN SUCURSAL COLOMBIA ZONA FRANCA, como responsable del tratamiento, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

2. Marco legal

Estas políticas se desarrollan y aplican teniendo en cuenta el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y demás normas aplicables.

3. Definiciones

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y la protección de datos personales.

3.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

3.2. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

3.3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

3.4. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

3.5. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

3.6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

3.7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Principios específicos

LA EMPRESA aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:

a. Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
b. Principio de Libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
c. Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por LA EMPRESA o sus proveedores estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
d. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e. Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de la EMPRESA, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés directo o titularidad.
f. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponible en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de LA EMPRESA mediante su página web será la misma.
g. Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por LA EMPRESA, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
h. Principio de confidencialidad. Todas y cada una de las personas que administren, manejen, actualicen o tengan acceso a datos personales que se encuentren en Bases de Datos, deberán conservar la reserva de la información a la que tengan acceso, incluso una vez termine su vinculación laboral o contractual con la Empresa, de acuerdo con los parámetros de la ley aplicable.

5. Dato sensible.

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación policita, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

5.1 Tratamiento de datos sensibles:

Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

a. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación , ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
d. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho de proceso judicial.
e. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

5.2 Autorización del titular

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos personales sensibles se requerirá la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objetivo de consulta y verificación posterior.

6. Derechos de los niños, niñas y adolescentes.

En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.

Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

7. Deberes de la EMPRESA como responsable del Tratamiento de los Datos Personales.

La empresa TELEMARK SPAIN SUCURSAL COLOMBIA ZONA FRANCA PERMANENTE ESPECIAL, cuando actúe como Responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
h. Suministrar al encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado por la ley aplicable.
i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados.
k. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
l. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
m. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

8. Registro Nacional de bases de datos.

La empresa TELEMARK SPAIN SUCURSAL COLOMBIA ZONA FRANCA PERMANENTE ESPECIAL, se reserva en los eventos contemplados en la ley y sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencialidad de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en consonancia con el derecho de la autonomía Empresarial.

La empresa TELEMARK SPAIN SUCURSAL COLOMBIA ZONA FRANCA PERMANENTE ESPECIAL, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNDB) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD, es el directorio público de las bases de datos sujetas al Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

9. Autorizaciones y consentimiento.

La recolección, almacenamiento, uso, o supresión de datos personales por parte de La empresa TELEMARK SPAIN SUCURSAL COLOMBIA ZONA FRANCA PERMANENTE ESPECIAL, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.

9.1. Medio y manifestaciones para otorgar la autorización.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o e incluso mediante autorización verbal grabada o cualquier medio tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por LA EMPRESA y será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

9.2 Prueba de la autorización:

LA EMPRESA utilizará los mecanismos con los que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

9.3 Casos en que no se requiere la autorización:

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b. Datos de naturaleza pública.
c. Casos de urgencia médica o sanitaria.
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

10. Aviso de privacidad:

El Aviso de la Privacidad es la comunicación verbal o documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y a las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

10.1. Alcance y Contenido del Aviso de Privacidad

El aviso de Privacidad, como mínimo deberá tener la siguiente información:

a. La identidad, domicilio y datos del contacto de Responsable del Tratamiento.
b. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c. Los derechos que le asisten al titular
d. Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan de en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política del tratamiento de información.

11. Prerrogativas y demás derechos de los titulares de la información.

En atención y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a. Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a LA EMPRESA, en su condición de responsable del tratamiento.
b. Por cualquier medio válido, solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA, en su condición de Responsable del Tratamiento.
c. A recibir información por parte de LA EMPRESA previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d. Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo tramite de consulta o requerimiento ante el Responsable del Tratamiento.
e. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
f. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

12. Deberes de LA EMPRESA en relación con el tratamiento de los datos personales.

LA EMPRESA tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en toda caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

13. Garantías del Derecho de Acceso.

LA EMPRESA garantizará a los titulares el derecho de acceso a su información personal cuando, previa acreditación de la identidad del titular o legitimidad e identidad de su representante, cuando así lo soliciten. Se dispondrán de medios ágiles como los medios electrónicos para este fin. El acceso a los datos personales por parte de los titulares será gratuito, sin perjuicio de las limitaciones a las que se refiere el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013.

14. Consultas.

Los titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, LA EMPRESA garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales LA EMPRESA garantiza:

A. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
B. Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.
C. Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

15. Reclamos.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la in formación contenida en una base de datos deber ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierten el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través de la dependencia designada y cuyos datos de contacto se concretan más adelante en el numeral 22 del presente documento y que ejercerá la función de protección de datos personales al interior de LA EMPRESA.

El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012 y en el decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.

16. Implementación de procedimientos para garantizar el derecho a presentar reclamos.

En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar al personal de LA EMPRESA, la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

Los Derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

a. El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
b. Su representante, previa acreditación de la representación

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por LA EMPRESA señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

A. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
B. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
C. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
D. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

17. Rectificación y actualización de datos.

LA EMPRESA tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

LA EMPRESA tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que consideren pertinentes.

LA EMPRESA podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se podrán a disposición de los interesados en la página web.

18. Supresión de datos.

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a LA EMPRESA la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en normatividad vigente.
b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
c. Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LA EMPRESA. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente del titular; para realizar una acción en función del interés público, o par a cumplir con una obligación legamente adquirida por el titular.

19. Revocatoria de la autorización.

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Pare ello, LA EMPRESA establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que LA EMPRESA deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

20. Seguridad de la información y medidas de seguridad.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, LA EMPRESA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

21. Utilización y finalidad del tratamiento de datos personales

El tratamiento de los datos personales que recolecte LA EMPRESA tendrá las siguientes finalidades:

Administrativas: Atención de requerimientos de autoridades; mantenimiento por sí mismo o a través de un tercero de las bases de datos.

Laborales: manejo de nómina, procesos de admisión y selección de personal de LA EMPRESA o de terceros; vinculación al sistema de seguridad social; y cualquier otro uso que se considere necesario para dar cumplimiento a la ley y a las obligaciones de carácter laboral.

Comerciales, contractuales y financieros: procesos de admisión, selección y vinculación de contratistas, proveedores y clientes de LA EMPRESA; lograr una eficiente comunicación con las partes intervinientes en los contratos que se suscriban en desarrollo de los proyectos de LA EMPRESA; validación de la vinculación al sistema de seguridad social; manejo y envío de comunicaciones con fines informativos o de mercadeo; llamadas; información sobre la celebración de alianzas; y con fines estadísticos.

22. Transferencia internacional de datos personales e información personal por parte de LA EMPRESA.

Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con LA EMPRESA, la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptación de la presente política, autoriza expresamente para transferir información Personal. La información será transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con LA EMPRESA.

Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, LA EMPRESA tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación propia de la relación con LA EMPRESA y solamente mientras está dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

LA EMPRESA también puede intercambiar Información Personal con las autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria o fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores , abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado en virtud de la ley, de requerimiento administrativo o judicial, o para el cumplimiento de las presentes políticas de tratamiento de datos personales.

23. Función de protección de datos personales al interior de LA EMPRESA

TELEMARK SPAIN SUCURSAL COLOMBIA ZONA FRANCA PERMANENTE ESPECIAL designa a la oficina de Pereira (Risaralda), departamento técnico, o a la dependencia que haga sus veces, como el responsable que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia ya mencionada encargada del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entrarán a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecidos por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre la protección de datos personales.

En el evento en que y usted considere que LA EMPRESA de un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación motivada y dirigida a TELEMARK SPAIN SUCURSAL COLOMBIA ZONA FRANCA PERMANENTE ESPECIAL, dirección: avenida 30 de agosto N° 38-33, Pereira. Correo electrónico: habeasdata@tlmark.com, teléfono 5763148100.

24. VIGENCIA

El presente manual rige a partir del veintitrés (23) de octubre de 2013 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias administrativas en LA EMPRESA.

Política de Privacidad

1. INTRODUCCIÓN

Desde TELEMARK SPAIN SL (en adelante, “TELEMARK” o la “Empresa”), queremos mantenerle informado de los aspectos relacionados con la protección de sus datos de carácter personal y uso en este sitio web https://www.tlmark.com/ (“Sitio Web”), de acuerdo con la normativa aplicable en materia de protección de datos y, en particular, de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (“Reglamento general de protección de datos” o “RGPD”). Por ello, TELEMARK ha elaborado la presente política de privacidad (“Política de Privacidad”). A estos efectos, se entiende por “TELEMARK” el conjunto de sociedades de Grupo Telemark, que son las siguientes: Telemark Spain, SL; Telemark Mediación Agencia de Seguros Vinculada, SLU; Telemark BPO, SLU; y Admark Conversion Marketing, SLU. En su caso, asumirán también la condición de responsables del tratamiento.

Al utilizar este Sitio Web o cualquiera de sus servicios, TELEMARK recaba sus datos personales de conformidad con el Aviso Legal y la presente Política de Privacidad. Todo aquel usuario (“Usuario”) que no esté conforme con la Política de Privacidad o con el Aviso Legal deberá abstenerse de acceder, completar el formulario o de cualquier modo de utilizar el Sitio Web.

2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES

Le informamos de que el responsable del tratamiento de los datos de carácter personal que el Usuario nos facilite a través de la Página Web, así como los que facilite con posterioridad, será TELEMARK con domicilio a estos efectos en Polígono Industrial de Onzonilla, C/3, Parcela G-17, 24231 Onzonilla (León), y dirección de email lopd@tlmark.com.

TELEMARK está interesada en la privacidad de sus datos personales y, a tales efectos, dispone de un delegado de protección de datos al cual puede dirigir sus notificaciones. Puede contactar con nuestro Delegado de Protección de Datos a través de las direcciones indicadas anteriormente o en la siguiente:dpo@tlmark.com

3. INFORMACIÓN QUE RECOPILA TELEMARK

TELEMARK recopila distinta información y datos de carácter personal de sus Usuarios, que no siempre es proporcionada directamente por el Usuario que accede, interactúa o completa el formulario en el Sitio Web.

En primer lugar, respecto de aquellos Usuarios que se limiten a solicitar información o ponerse en contacto a través del contacto del Sitio Web, TELEMARK recabará los datos de contacto así como cualquier otro relacionado con la consulta con la finalidad de responder a la misma (nombre, apellidos, datos de contacto).

En relación con aquellos Usuarios que completen el formulario de envío de curriculum vitae (los “Candidatos”), TELEMARK recopilará aquella información necesaria para ofrecerles oportunidades laborales y gestionar su candidatura adaptadas a su perfil. Para ello, TELEMARK se limitara a solicitar al Candidato su nombre y apellidos, información de contacto, y un documento (CV) que contenga su formación y trayectoria profesional (el modelo del CV queda a discreción del Usuario).

En relación con los Usuarios que soliciten el envío de comunicaciones comerciales, TELEMARK recopilará sus datos de contacto (nombre, email y teléfono de contacto).

4. MODO DE RECOGIDA DE LOS DATOS PERSONALES

TELEMARK recaba sus datos personales por medio de formularios en el Sitio Web.

Cuando el Usuario solicita información o se pone en contacto con TELEMARK, facilitará sus datos personales a través del contacto del email comercial@tlmark.com.
Cuando el Usuario es un Candidato, TELEMARK recabará sus datos personales por medio del siguiente formulario web de acceso y recogida de datos de contacto y datos profesionales (https://www.tlmark.com/cv).
Los Usuarios podrán solicitar el envío de comunicaciones comerciales a través de cualquiera de los formularios previstos en el Sitio Web.

En ningún caso, TELEMARK solicitará a los Usuarios que incluyan información o datos de carácter sensible, como son el origen étnico o racial, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas, o la afiliación sindical, datos relativos a la salud o datos relativos a la vida sexual, la orientación sexual, o datos relativos a los antecedentes penales.

En caso de que el Usuario decidiera facilitar alguno de estos datos, estos datos personales únicamente serán accesibles por aquel personal autorizado de TELEMARK para la gestión de su candidatura o de su consulta. TELEMARK aconseja a los Usuarios no aportar aquellos datos personales a los que el Usuario no quiera que TELEMARK tenga acceso.

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES

TELEMARK utiliza los datos personales de los Usuarios proporcionados o recogidos de conformidad con la presente Política de Privacidad para proporcionar, desarrollar y, en definitiva, mejorar la prestación de los servicios ofertados por TELEMARK a sus Usuarios por medio del Sitio Web. El objetivo primordial de TELEMARK es favorecer la contratación de los Candidatos y resolver aquellas consultas formuladas por los Usuarios.

El modo preciso en que TELEMARK utiliza los datos personales de sus Usuarios dependerá, en última instancia, del uso del Sitio Web que cada Usuario realice y de los datos proporcionados:

Cuando así lo solicite, ofrecer atención a aquellos Usuarios que contacten con TELEMARK para gestionar su consulta y responder a la misma en relación con los servicios ofertados por TELEMARK en el Sitio Web;
Cuando así lo solicite mediante el envío de su curriculum vitae, gestionar la candidatura a los procesos de selección de personal abiertos por nuestra compañía;
Informarle, por cualquier medio, incluidos telemáticos, de productos, bienes o servicios sobre los que TELEMARK esté realizando campañas similares a las inicialmente contratadas;

Asimismo, si así lo indica, informarle, por cualquier medio, incluidos telemáticos, de productos, bienes o servicios sobre los que TELEMARK esté realizando campañas de marketing en sectores de telecomunicaciones, seguros, banca, ONGs, directorios digitales, suministros y otros productos.

No se tomarán decisiones automatizadas que puedan afectarle con base en la información personal facilitada.

6. BASE JURÍDICA: CONSENTIMIENTO

La base jurídica del tratamiento de sus datos personales es su consentimiento mediante la aceptación de la presente Política de Privacidad en el momento de recogida de sus datos personales o la solicitud de aquellos servicios adicionales que puedan interesarle.

Ud. no tiene obligación de facilitarnos todos sus datos personales, pero si no lo hiciera, no podríamos contactarle para informarle en los términos indicados anteriormente.

Al utilizar el Sitio Web, acepta expresamente la recogida y tratamiento de sus datos personales, de conformidad con esta Política de Privacidad. Cada vez que se produzca un cambio en la Política de Privacidad, se le informará de dicho cambio a través del Sitio Web o el envío de comunicaciones y se les solicitará que preste de nuevo su consentimiento a la política modificada.

7. ACCESO A SUS DATOS PERSONALES.

La Empresa únicamente cederá sus datos a sociedades del Grupo Telemark, con domicilio a estos efectos en Polígono Industrial de Onzonilla, C/3, Parcela G-17, 24231 Onzonilla (León), con el fin de poder gestionar su solicitud de información, así como, a estos efectos, la contratación de los productos o servicios solicitados o la gestión de su candidatura. Asimismo, si el Usuario así lo autoriza, los datos que facilite a la Empresa pueden ser cedidos a las empresas del Grupo Telemark (sociedades filiales o sucursales), con idénticas finalidades a las indicadas en esta Política de Privacidad.

También podrán tener acceso a sus datos aquellas empresas a las que se haya encomendado servicios de gestión interna de la compañía, así como empresas del Grupo Telemark para realizar servicios de “contact center”. Estas últimas están localizadas tanto en España como en Perú y Colombia. Para tales casos, la Empresa ha suscrito las correspondientes cláusulas tipo de protección de datos con el fin de asegurar que sus datos son tratados con las mismas garantías que en la Unión Europea, cuya copia podrá ser solicitada en la dirección arriba indicada.

De igual manera, TELEMARK podrá comunicar sus datos personales cuando así se le requiera por ley, en un procedimiento judicial, o para investigar una actividad sospechosa, o para de cualquier otra forma proteger los derechos propios y de los Usuarios.

8. EJERCICIO DE DERECHOS

De conformidad con la legislación aplicable, TELEMARK se compromete a respetar la confidencialidad de la información de carácter personal de los usuarios y a garantizar, en los términos establecidos por la legislación aplicable en materia de protección de datos, el ejercicio de los derechos de acceso a sus datos personales, rectificación o supresión, limitación de su tratamiento, oposición al tratamiento, así como el derecho a la portabilidad de sus datos y derecho a retirar, en cualquier momento, el consentimiento otorgado. El Usuario podrá ejercitar tales derechos por correo postal, en la dirección anteriormente indicada, o por email a lopd@tlmark.com.

Acceso a los datos. Los Usuarios podrán acceder a sus datos personales en cualquier momento y solicitar información en relación con el tratamiento de sus datos.
Rectificación de los datos. Los Usuarios tendrán derecho a la rectificación de los datos personales que sean inexactos o incompletos.
Limitación del tratamiento de los datos. Los Usuarios tendrán derecho a solicitar la limitación del tratamiento de sus datos cuando legalmente así se establezca.
Oposición al tratamiento. Los Usuarios podrán oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando legalmente así se establezca.
Portabilidad de los datos. Los Usuarios tendrán derecho a recibir sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y a transmitirlos a otro responsable del tratamiento.
Derecho a retirar su consentimiento. Cuando TELEMARK haya recabado su consentimiento para tratar sus datos personales, el Usuario podrá retirar su consentimiento en cualquier momento.

El Usuario podrá presentar una reclamación ante la autoridad de control competente.

9. CONSERVACIÓN

TELEMARK conserva sus datos personales mientras sean necesarios para prestar los servicios y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política de Privacidad. En particular, si el Usuario ha remitido una consulta, TELEMARK conservará sus datos personales mientras esta se resuelve y, una vez resuelta, durante el plazo de conservación de cinco años.

Si un Usuario ha enviado su curriculum vitae, TELEMARK conservará sus datos personales mientras esté en vigor el proceso de selección y este no retire su consentimiento y, una vez finalizado el mismo durante el plazo de tres años a contar desde la fecha en la que se reciba la candidatura de empleo o desde su última muestra de interés en una candidatura de TELEMARK o desde su última actualización o comunicación con TELEMARK.

Si el Usuario ha solicitado el envío de comunicaciones comerciales, TELEMARK conservará sus datos personales mientras continúe en vigor la relación y no retire su consentimiento o se oponga al tratamiento. Una vez finalizada la relación o retirado el consentimiento, sus datos personales podrán ser conservados mientras sea necesario para responder ante posibles responsabilidades derivadas de la prestación de los servicios durante un plazo máximo de 3 años.

10. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES DE LOS USUARIOS

TELEMARK se preocupa por la seguridad y protección de los datos personales de sus Usuarios e intenta prevenir fallos en materia de seguridad que pudieran producirse.

A estos efectos, TELEMARK ha aplicado aquellas medidas de índole técnica y organizativas necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad y seguridad de los datos de carácter personal, y evitar su pérdida, alteración, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología y la naturaleza de los datos almacenados.

Asimismo, TELEMARK controla periódicamente sus sistemas para detectar posibles vulnerabilidades y ataques. No obstante, los Usuarios son conscientes de que la seguridad en Internet no es inexpugnable y de que no existe ninguna garantía de que no se pueda acceder, divulgar, alterar o destruir los datos si se produce una filtración en alguna de las medidas de seguridad instaladas.

11. REPRESENTACIONES Y GARANTÍAS

Los Usuarios garantizan que los datos personales proporcionados son ciertos y exactos y se comprometen a notificar cualquier cambio o modificación de los mismos. Cualquier pérdida o daño causado al sitio o a la persona responsable del Sitio Web o a cualquier tercero mediante la comunicación de información errónea, inexacta o incompleta en los formularios de registro será responsabilidad exclusiva del usuario.

12. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

TELEMARK se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad en función de nuevas exigencias legislativas, reglamentarias, por motivos de seguridad o con la finalidad de adaptar dicha política a las instrucciones de las autoridades de control en materia de protección de datos.

Cuando se produzcan cambios significativos en esta Política de Privacidad, se comunicará a los Usuarios a través del Sitio Web o por comunicación individual para ofrecer a todos los Usuarios la posibilidad de revisar los cambios y aceptarlos antes de que se hagan efectivos.

13. CONTACTO

Para cualquier duda o consulta acerca de esta Política de Privacidad, no dude en comunicarse con nosotros a través de del Sitio Web (www.tlmark.com), del email comercial@tlmark.com o enviándonos un email a lopd@tlmark.com.

Como ya hemos señalado al comienzo de la presente Política de Privacidad, en materia de protección de datos personales, los datos de contacto del delegado de protección de datos son los siguientes: dpo@tlmark.com.

Política de Calidad y Medio Ambiente

La Dirección de TELEMARK, con el propósito de lograr sus objetivos estratégicos, ha decidido implantar un sistema de gestión de la calidad acorde a las normas UNE-EN ISO 9001, UNE-EN ISO 14001 y UNE-EN 15838, a través del cual pretende suministrar a sus clientes servicios estratégicos de Contact Center y ofrecer soluciones personalizadas dentro de este ámbito.

A través del sistema de gestión de la calidad creado, la Dirección de la organización se compromete a:

Alcanzar la mayor rentabilidad y optimización de los procesos que llevamos a cabo, siempre con la orientación clara hacia el cliente, y bajo el estricto cumplimiento de los requisitos que nos impone tanto la legislación vigente como las partes interesadas.
Asegurar que todas las partes involucradas de la empresa están alineadas con las estrategias de implementación usando la mejor combinación posible de procesos, personas y tecnologías.
Planificar e implementar medidas específicas que favorezcan el desarrollo personal dentro de la empresa, impulsando la formación, el liderazgo y la organización de los individuos.
Conseguir la mejora continua del sistema de gestión de la calidad, mediante la mejora de los procesos, recursos y tecnologías con objeto de ofrecer una experiencia de cliente consistente.
Conocer los principales riesgos a los que puede estar sometida la operación de los servicios que ofrecemos y realizar la gestión más correcta de los mismos.
Lograr una gestión medioambiental de acuerdo al cumplimiento de la legislación y reglamentación ambiental aplicable, definiendo los aspectos ambientales significativos de las actividades que realiza y delimitando un programa de mejora ambiental basado en la prevención y encaminado a reducir los impactos ambientales que genera.

Esta política es el marco de referencia para el establecimiento de objetivos de calidad que son aprobados y revisados de forma periódica por la Dirección de TELEMARK. Al mismo tiempo, esta política se difunde a todos los niveles de la organización, para asegurarse que es comprendida, mantenida al día y adaptada a las nuevas exigencias que puedan aparecer.